El afamado director Francis Ford Coppola fué víctima de robo en su casa de Buenos Aires, Argentina. Aparte de equipo de filmación y computadoras, tenía un dispositivo para hacer respaldos de sus datos, que contenía 15 años de trabajo entre guiones, fotografías, escritos y el guión de su próxima película (que por fortuna tenían también otras personas). Esto constituye un nuevo llamado de atención sobre algo en extremo peligroso: la seguridad de la información.
La noticia apareció en la BBC, y el enfoque de la misma sobre el dispositivo que usaba para almacenar toda su información hizo que pronto se difundiera a sitios especialistas en tecnologías de la información, como Slashdot.
Coppola sabe ahora, a posteriori, lo que sabemos todos los adminsitradores de sistemas: lo que más importa es proteger la información. Ya es una realidad que cualquier persona (y no solo las empresas) trabaje con toda su información a un nivel digital. Es redundante apuntar el que antes todo el resultado de nuestro trabajo se almacenaba en elementos físicos (papeles, fotografías, cosas que se podían meter a un archivo físico) y que hoy ese archivo sea una metáfora, un conjunto de datos en algún medio de almacenamiento virtual.
Para muchos, el salto tecnológico sigue siendo algo difícil de entender, pero los paralelismos siguen siendo los mismos, incluso se han vuelto más ágiles de administrar, pero hay que seguir teniendo los mismos cuidados con nuestros archivos que se tenían cuando aún eran físicos.
Para saber como asegurar nuestra información digital, basta con hacer este simple ejercicio: preguntémonos que haríamos si tuviésemos que almacenarla en forma física. Por ejemplo, si nuestra información es accesada contínuamente entonces debemos ponerla en una gaveta del archivero que esté más a la mano, esto supone que en el mundo digital la información sea fácil de accesar (en vivo, en discos duros, ya sea en nuestra propia máquina o en un servidor de red). Si la información se accesa menos, o casi nunca, entonces quizás es mejor ponerla en el “archivo muerto”, y en digital significa que la copiemos a algún medio de almacenamiento que podamos guardar en algún lugar (CD, DVD, cintas digitales, etc.). Si la información es confidencial, entonces le ponemos un candado al archivero (o varios candados, por supuesto), y lo mismo pasa en medios digitales (encriptarla, poner claves de acceso, e incluso físicamente limitar el acceso a los medios de almacenamiento). Esto en cuando a la disponibilidad de la información.
La importancia que le damos a la información también es relativa. Si tuviésemos en nuestro poder los negativos de las fotografías de nuestros abuelos, no los guardaríamos en donde se pudieran echar a perder. Lo mismo pasa con nuestra información digital: tenemos que asegurar que estará disponible cuando la volvamos a requerir; es aquí donde se vuelve tarea de un profesional, ya que los CD y DVD comerciales en los que la mayoría guarda sus datos tienen un límite de vida, usualmente de 5 a 10 años, extendible si los cuidamos mucho (cosa que nadie hace) como cerrarlos en bolsas impermeables de plástico y los guardamos en lugares en los que usualmente guardamos las medicinas (frescos y secos), quizás duren hasta los 20 años así…. pero los datos que contienen están en un formato determinado (ODF, DOC, XLS, JPG, GIF, AVI, MPG) y esos formatos no existían hace 20 años. Es exactamente lo mismo que pasa con los videos Súper-8 en los que dimos nuestros primeros pasos: hay que hacer un transfer a un medio más moderno (los Súper-8 se convierten en BETA, VHS o DVD y así los podemos usar y guardar más fácilmente, aunque sabemos que una cinta Súper-8 dura más que un cassette o un DVD). Todo nuestro contenido digital no podrá ser usado en 20 años, aunque sobreviva todo ese tiempo. Será necesario hacer un transfer digital – digital de formatos y medios para que pueda volver a ser usado. Lo mejor que podemos hacer es guardarlo bien cuidado para que nos dure todo ese tiempo.
Aprendamos de la experiencia de Coppola: no guardemos toda la información en un mismo lugar. Así como las fotos de los abuelos, es importante que la información se encuentre guardada en varios lugares, por si llegase a pasar cualquier cosa (a Coppola lo robaron, a nosotros nos podría pasar un evento natural y perder nuestros archivos). Hay varias utilerías con las que podríamos encriptar nuestra información para que solo nosotros la podamos usar, y a nadie le molestaría tener una copia de nuestros datos en una bolsita zip-lock. Guardarla en Internet no funciona. Nada nos asegura que las empresas en las que se guardan fotos, correos electrónicos, películas y demás existan en 20 años.
Por último, sin ser lo menos importante, hagamos con frecuencia el ejercicio de intentar recuperar la información que vayamos almacenando y guardando en modo de respaldo. Yo he sido testigo en multitud de ocasiones que en empresas en las que celosamente se respalda la información esto no se hace apropiadamente, y cuando requieren usar la información almacenada esta es ilegible o no fué bien guardada.
Recordemos siempre que respaldar no es igual a copiar.
